KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI
RETENTION_DESTRUCTION_POLICY · Sürüm: 2026.1 · Yürürlük: 13.09.2026 Veri sorumlusu: ULTRA BİLİŞSEL AKIL DANIŞMANLIK BİLİŞİM DESTEK VE SERVİS HİZMETLERİ LİMİTED ŞİRKETİ ALTINTEPE MAH. İSTASYON YOLU SK. NO: 3 İÇ KAPI NO: 1 MALTEPE / İSTANBUL · destek@ultraguvence.com · KEP hakan.unsal@hs01.kep.tr
Dayanak: 6698 sayılı Kanun m.7 ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik.
1. AMAÇ VE KAPSAM
Bu politika, işlenen kişisel verilerin ne kadar süreyle saklanacağını, sürenin sonunda hangi yöntemle imha edileceğini ve bu işlerin kim tarafından yürütüleceğini belirler.
Kapsam: cep911.com platformu, Ultra Güvence ve Ultra Garanti operasyonları, çağrı merkezi, yetkili servis ve bayi kanalları.
2. İLKE
Kişisel veri, işlendiği amaç için gerekli olan süreden fazla saklanmaz. Amaç ortadan kalktığında ve kanunî saklama süresi dolduğunda veri; silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
3. SAKLAMA SÜRELERİ
| veri kategorisi | süre | dayanak |
|---|---|---|
| Kimlik ve iletişim (sözleşme tarafı) | sözleşmenin sona ermesinden 10 yıl | TBK m.146 |
| Sözleşme, fatura, muhasebe kayıtları | 10 yıl | TTK m.82, VUK m.253 |
| Cihaz ve IMEI kayıtları | sözleşmenin sona ermesinden 10 yıl | TBK m.146 |
| Hizmet talebi ve servis raporları | sözleşmenin sona ermesinden 10 yıl | TBK m.146 |
| Aktivasyon kodu kayıtları | paket süresinin sonundan 2 yıl | operasyonel gereklilik |
| OTP / doğrulama kodu kayıtları | 90 gün | güvenlik incelemesi |
| Trafik ve erişim logları | 2 yıl | 5651 s.K. |
| Ticarî ileti izni ve ret kaydı | iznin geri alınmasından 3 yıl | Ticarî İletişim Yön. |
| Açık rıza kayıtları | rızanın geri alınmasından 3 yıl | ispat yükümlülüğü |
| Çerez verileri | oturum çerezleri oturum bitince silinir; başka çerez kullanılmıyor | belge 08 |
| İlgili kişi başvuruları | sonuçlandıktan sonra 3 yıl | KVKK m.13 |
| İkinci el cihaz aktivasyon görüntü kaydı (fotoğraf/video) | paket süresinin sonundan 2 yıl | ispat — TBK m.146; uyuşmazlık varsa madde 6 |
| İşe alım başvurusu / özgeçmiş | işe alınmayan adayda 6 ay (adayın açık rızası varsa); rıza yoksa değerlendirme biter bitmez imha | KVKK m.5/1 |
| Dava ve icra dosyaları | kesinleşmeden 10 yıl | TBK m.146 |
4. İMHA YÖNTEMLERİ
| ortam | yöntem |
|---|---|
| Veritabanı kaydı | Silme komutu + yedeklerden ilk imha döngüsünde çıkarma |
| Uygulama dosyası / nesne deposu | Güvenli silme; şifreli nesnelerde anahtar imhası |
| Yedekler | Yedek rotasyonunda otomatik düşme; erken imha gerekirse hedefli silme |
| Kâğıt belge | Evrak imha makinesiyle geri döndürülemez biçimde parçalama |
| Taşınabilir medya | Fiziksel imha veya çoklu üzerine yazma |
| Log kayıtları | Süre dolumunda otomatik silme |
Anonim hâle getirme, istatistik ve kapasite planlaması için verinin bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesiyle yapılır; geri döndürme denenmez.
5. PERİYODİK İMHA
İmha işlemleri 6 ayda bir (Haziran ve Aralık) yürütülür.
Her döngüde: kapsam belirlenir → silinecek kayıtlar sistem tarafından otomatik listelenir (elle seçim yapılmaz) → liste imhadan önce doğrulanır (madde 7, çift kontrol notu) → imha uygulanır → tutanak düzenlenir.
İmha tutanakları 3 yıl saklanır.
6. HUKUKÎ SAKLAMA KARARI (LEGAL HOLD)
Devam eden bir uyuşmazlık, soruşturma veya kanunî talep varsa, ilgili kayıtlar imha edilmez ve karar kapsamıyla sınırlı olarak korunur. Karar kalkınca kayıt normal süresine döner.
Sistem bu durumu ayrı bir kayıtla tutar ve imha döngüsü bu kayıtları atlar.
7. SORUMLULAR
Veri sorumlusu, ULTRA BİLİŞSEL AKIL DANIŞMANLIK BİLİŞİM DESTEK VE SERVİS HİZMETLERİ LİMİTED ŞİRKETİ'dir.
"İmha sorumlusu" ne demek? Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hâle Getirilmesi Hakkında Yönetmelik, saklama süresi dolan verilerin kendiliğinden silinmesini beklemez: bu işin düzenli aralıklarla yapılmasını ve kimin yapacağının isimle yazılmasını ister. İmha sorumlusu, o kişidir.
Görevi üç maddeden ibarettir:
- Altı ayda bir imha döngüsünü başlatmak (sistem listeyi kendisi üretir),
- listeyi gözden geçirip onaylamak,
- yapılan işlemin tutanağını saklamak.
Verileri elle seçmek ya da kendi başına silmek görevi değildir; silmeyi sistem yapar. Sorumlu kişi, zamanında yapıldığından emin olan kişidir.
| rol | ne yapar | kim |
|---|---|---|
| Politika sahibi | Politikayı onaylar, yılda bir gözden geçirir | Hakan ÜNSAL — şirket müdürü |
| İmha sorumlusu | Altı aylık imha döngüsünü başlatır, sistemin ürettiği listeyi onaylar, tutanağı saklar | Hakan ÜNSAL |
| Kontrolör (çift kontrol) | İmha listesini uygulanmadan önce bağımsız doğrular | *(bkz. aşağıdaki not)* |
| Teknik uygulayıcı | Veritabanı, yedek ve log tarafındaki silmeyi çalıştırır | Sistem yöneticisi |
Çift kontrol hakkında. Şirkette hâlen tek imza ve karar yetkilisi bulunduğundan ayrı bir kontrolör ataması yapılmamıştır. Bu boşluk şöyle kapatılır: imha listesi sistem tarafından otomatik üretilir (elle kayıt seçilmez), liste ve uygulanan işlem değiştirilemez biçimde kayda alınır, tutanak imha işleminden önce oluşturulur ve sonrasında gerçekleşenle karşılaştırılır. Şirkete ikinci bir yetkili katıldığında kontrolör rolü o kişiye verilir ve bu tablo güncellenir.
İletişim: destek@ultraguvence.com · 0216 416 44 44 · KEP hakan.unsal@hs01.kep.tr
8. İLGİLİ KİŞİNİN SİLME TALEBİ
KVKK m.7 ve m.11 uyarınca silme/yok etme talebinde bulunabilirsiniz. Talep en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır.
Kanunî saklama yükümlülüğü bulunan kayıtlar (fatura, muhasebe, log) süre dolmadan silinemez; bu hâlde talebiniz gerekçesiyle birlikte yanıtlanır ve veri yalnız o yükümlülük kapsamında tutulur, başka amaçla kullanılmaz.
Başvuru: İlgili Kişi Başvuru Formu (belge 12).
9. GÜNCELLEME
Politika en az yılda bir gözden geçirilir. Mevzuat değişikliğinde derhâl güncellenir.